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淮南职业技术学院学生资助工作档案管理办法(试行)

2018年12月11日 09:09  点击:[]

 

第一条  为规范我校学生资助工作的档案管理,特制定本办法。

 

第二条本办法所称学生资助档案是指学生资助工作开展过程中,直接形成的具有保存和利用价值的各种文件材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

 

第三条归档的文件材料必须按年度归档(特殊情况除外),各院(系)、校学生资助管理中心在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本办法的规定,分别归档。

 

第四条各院(系)、校学生资助管理中心应严格按照本办法的规定和程序收集、整理、归档、保存学生资助业务材料,确定归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。学生资助档案应使用专用铁皮柜保管。经办人员应保证经办文件的系统、完整,公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向交接人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

 

第五条学校学生资助工作档案管理工作由学生资助管理中心具体实施。各院、系安排专人负责本院、系学生资助工作档案管理工作。

 

第六条  学校学生资助管理中心职责:全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作;帮助、指导和检查院、系开展档案管理工作。

 

第七条  各院、系职责:按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作。

 

第八条  学校学生资助管理中心归档材料:

 

(一)家庭经济困难学生认定相关材料;

 

(二)生源地贷款相关材料;

 

(三)国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关材料;

 

(四)建档立卡相关材料;

 

(五)服兵役学生学费资助相关材料;

 

(六)绿色通道相关材料;;

 

(七)学校优秀学生奖学金相关材料;

 

(八)学费减免相关材料;

 

(九)临时困难补助相关材料;

 

(十)勤工助学相关材料

 

(十一)院长助学金相关材料;

 

(十二)资助育人成果相关材料;

 

(十三)学院资助工作各种工作计划与总结、管理制度、重要发文等相关材料;

 

(十四)其他资助工作需保存材料。

 

第九条  院、系归档材料:

 

(一)家庭经济困难学生认定评审等相关材料;

 

(二)生源地贷款相关材料;

 

(三)国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金相关材料及评审材料;

 

(四)建档立卡相关材料;

 

(五)学校优秀学生奖学金评审相关材料;

 

(六)资助育人活动开展相关材料;

 

(七)资助工作计划与总结;

 

(八)其他资助工作需保存材料。

 

第十条我校学生资助工作档案采取两级管理模式。档案外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

 

第十一条归档时间要求:按学年进行整理归档,在每年8月前完成上学年的归档工作,平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

 

第十二条本办法由学生处负责解释。

 

第十三条本办法自2018年秋季学期实施。

 

 

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